Ile kosztuje automatyzacja procesów w małej firmie? Konkretne kwoty
Krótka odpowiedź: od 3000 do ponad 20 000 zł netto
Pojedyncza automatyzacja — na przykład przenoszenie danych z faktury kosztowej do systemu księgowego albo automatyczne odpowiadanie na powtarzalne zapytania e-mail — kosztuje od 3000 zł netto. Pakiet kilku powiązanych procesów, u nas nazywany FLOW, zaczyna się od 10 000 zł netto. Wdrożenia obejmujące integrację kilku systemów i zmianę sposobu pracy całego działu to koszt od 20 000 zł netto wzwyż. Do tego dochodzi opieka nad już działającymi automatyzacjami — od 1500 zł miesięcznie.
Cena zależy głównie od trzech rzeczy: liczby systemów, które trzeba ze sobą połączyć, liczby wyjątków w procesie (im więcej „ale jeśli…”, tym więcej pracy programisty) i jakości danych wejściowych — inaczej wycenia się proces, w którym dane wchodzą jako uporządkowany plik CSV, a inaczej taki, w którym trzeba odczytać skan faktury albo ręcznie pisaną notatkę.
Od czego zależy cena wdrożenia
Zanim porównasz oferty, warto rozumieć, co realnie napędza koszt.
Liczba integracji
Każdy dodatkowy system, z którym automatyzacja musi się komunikować (poczta, CRM, system księgowy, magazyn, bankowość), to dodatkowy punkt, który trzeba podłączyć i przetestować. Automatyzacja łącząca dwa systemy jest zwykle wielokrotnie tańsza niż ta łącząca pięć.
Regularność procesu
Proces, który zawsze wygląda tak samo, automatyzuje się szybko. Proces pełen wyjątków — inny sposób postępowania dla klienta VIP, inny dla zagranicznego kontrahenta, inny gdy brakuje jednego pola w danych — wymaga więcej logiki, a więc więcej godzin pracy.
Jakość danych wejściowych
Dane w formacie ustrukturyzowanym (arkusz, eksport z systemu, API) są tanie w obsłudze. Dane w PDF-ach, skanach czy odręcznych notatkach wymagają dodatkowego etapu odczytu i weryfikacji — to podnosi cenę i czas wdrożenia.
Wybór narzędzia
Do prostych i średnio złożonych procesów wystarczy Make, n8n albo Zapier — licencjonowane narzędzia bez pisania kodu od zera, tańsze i szybsze we wdrożeniu. Przy dużej skali (setki operacji dziennie) albo bardzo specyficznej logice bardziej opłaca się własny kod. Do kosztu wdrożenia trzeba doliczyć też abonament samego narzędzia (Make, n8n lub Zapier) — to opłata niezależna od Delvero, rosnąca wraz ze skalą procesów.
Poziomy cenowe u Delvero
| Poziom | Co obejmuje | Cena netto |
|---|---|---|
| Pojedyncza automatyzacja | Jeden proces, np. przepisywanie faktur | od 3000 zł |
| Pakiet FLOW | 3–5 powiązanych procesów | od 10 000 zł |
| Większe wdrożenie | Integracja kilku systemów, zmiana pracy działu | od 20 000 zł |
| Opieka nad automatyzacjami | Monitoring, poprawki, rozwój | od 1500 zł/mc |
Przykład 1: przepisywanie faktur do systemu księgowego
Policzmy na przykładzie: firma, w której osoba na pół etatu wprowadza faktury kosztowe do systemu księgowego. Zakładamy 1,5 godziny dziennie, stawkę 35 zł za godzinę (koszt pracodawcy z narzutami) i 21 dni roboczych w miesiącu.
- 1,5 h × 35 zł × 21 dni = 1102,50 zł miesięcznie
- 1102,50 zł × 12 miesięcy = 13 230 zł rocznie
Automatyzacja tego procesu — odczyt faktury, dopasowanie kontrahenta, zaksięgowanie — mieści się w widełkach pojedynczej automatyzacji, od 3000 zł netto. Przy takim wyliczeniu koszt wdrożenia zwraca się w niecałe 3 miesiące. W kolejnych latach to już czysta oszczędność, pomniejszona o ewentualną opiekę (jeśli firma zdecyduje się na monitoring, ok. 1500 zł miesięcznie).
Przykład 2: odpowiadanie na powtarzalne zapytania e-mail
Firma usługowa, w której jedna osoba spędza godzinę dziennie na odpisywaniu klientom o status zamówienia, terminy realizacji i cennik — pytania w większości powtarzalne. Stawka 40 zł za godzinę.
- 1 h × 40 zł × 21 dni = 840 zł miesięcznie
- 840 zł × 12 miesięcy = 10 080 zł rocznie
Automatyzacja klasyfikująca zapytania i odpowiadająca na te powtarzalne — z eskalacją trudniejszych przypadków do człowieka — to zwykle projekt od 3 000 zł netto jako pojedyncze wdrożenie — a taniej w przeliczeniu na proces, gdy wchodzi w pakiet FLOW razem z innymi automatyzacjami. Zwrot z inwestycji: około 4 miesięcy przy wdrożeniu od 3 000 zł.
Kiedy automatyzacja się nie opłaca
Uczciwie: automatyzacja nie zawsze ma sens finansowy.
Jeśli proces powtarza się rzadziej niż raz w tygodniu i zajmuje mniej niż 15 minut, koszt wdrożenia prawdopodobnie nie zwróci się w rozsądnym czasie. Jeśli logika procesu zmienia się co miesiąc, koszt utrzymania automatyzacji może z czasem przewyższyć oszczędność, którą daje. Jeśli dane wejściowe są bardzo niskiej jakości — ręcznie pisane notatki, niespójne formaty, brakujące pola — najpierw trzeba uporządkować sam proces, dopiero potem go automatyzować. A w firmie liczącej 2–3 osoby, gdzie każdy robi wszystko, automatyzacja jednego wąskiego procesu może nie dać odczuwalnej ulgi — lepiej zacząć od tego, co zajmuje najwięcej godzin w tygodniu, nie od tego, co najłatwiej zautomatyzować.
Jak zacząć bez ryzyka
Zanim zapłacisz za wdrożenie, warto sprawdzić, czy Twój proces w ogóle się do tego nadaje. Do tego służy Quick Scan — audyt trwający kilka dni, w którym analizujemy Twoje procesy i wskazujemy, które automatyzacje mają sens finansowy, a które nie. Koszt: 3000 zł netto, w 100% odliczane od wdrożenia, jeśli zdecydujesz się na nie w ciągu 90 dni od audytu. Nie płacisz podwójnie za samo sprawdzenie, czy warto.
Następny krok
Umów 15-minutową rozmowę — sprawdzimy, czy Twój proces nadaje się do automatyzacji, zanim zapłacisz za cokolwiek. Umów rozmowę albo sprawdź pełny cennik.